Maatschapadministratiesysteem
Startscherm MaatschapAdministratieSysteem
Het Maatschap Administratie Systeem (MAS) is een totaal organisatiesysteem (administratiesysteem) voor maatschap en praktijk, waar diverse medewerkers omgaan met een grote hoeveelheid cliënten. Cliënten die al of niet regelmatig de praktijk bezoeken, cliënten die op verschillende manieren begeleid worden, individueel en/of per groep. Gegevens op het gebied van begeleiding en de bijbehorende totale financiële administratie worden door MAS bijeengehouden in een overzichtelijk geheel:
- Cliëntgegevens: Niet alleen naam, adres, woonplaats enz. maar alle contactnotities, dossiernotities, indeling in verschillende (groeps)behandelingen, klassen, bijhouden van verschillende behandelingsvormen per cliënt, het maken van standaardbrieven, maar ook met mogelijkheden tot aanbrengen van persoonlijke aanvullingen in die brieven.
- Afdrukken: Onder meer: overzichtslijsten cliënten per medewerker, lijsten van de diverse groepen, wachtlijsten. enz. Ook actielijsten per maatschaps (praktijk) medewerker. Controle op al of niet uitvoering van gemaakte afspraken. Per cliënt afdrukken van alle contactnotities en/of dossiernotities gesorteerd op datum en/of behandelvorm.
- Declaratiegegevens: Optioneel bevat MAS een module die de totale financiële administratie rond elke cliënt beheert; aanmaken van declaraties, automatische referentienummers, overzicht betaalde en niet-betaalde declaraties, aanmaken eerste- eventueel tweede herinneringen, overzicht van alle declaraties per cliënt, per medewerker.
- Dyslexieonderzoeksgegevens: Optioneel bevat MAS een module die de resultaten van een dyslexieonderzoek in de database opslaat, en in Word automatisch een overzichtelijk verslag per cliënt kan genereren.
Aanvraagformulier voor een demo
Belangrijkste voordelen
Het Maatschap Administratie Systeem (MAS) is een databasetoepassing in Microsoft Access die door de grote flexibiliteit en het continue overzicht van alle gegevens dagelijks tijd en geld bespaart. Sterke punten van dit systeem zijn
- Flexibiliteit:
Doordat de eigenaar zelf de verschillende basisgegevens en de terminologie in het systeem kan aanbrengen, functioneert het systeem in de bewoordingen die in de praktijk, de zaak gebruikelijk zijn. Gangbare terminologieën zijn zichtbaar op het scherm: het systeem spreekt de taal van de klant! - Snelzoekscherm:
Een telefoonnummer is niet goed gehoord, de schrijfwijze van een naam niet helemaal duidelijk. Met dit scherm kan op delen van telefoonnummer of achternaam heel snel de juiste cliënt in het bestand worden gevonden. Ook als er verschillende achternamen in de gezinssituatie gehanteerd worden. - Handige overzichten, zoals:
Lijsten van groepstrainingen,
Lijsten van maatschapsleden – individuele cliënten,
Actielijsten per medewerker: controle van gemaakte afspraken,
Rapport van alle dossiernotities onder elkaar,
Rapport van de contactnotities,
Via dossiernotities de koppeling naar andere documenten in Word of Excel elders in de computer. - De gebruikersvriendelijkheid.
Naast de mogelijkheden die Windows en MS Access al bieden, wordt een grote gebruikersvriendelijkheid bereikt door een logische structuur van de invoerschermen. Alle gegevens zijn met een paar muisklikken op duidelijke knoppen te bereiken, en via voorzieningen voor snelle invoer met het toetsenbord. Hierdoor werkt de gebruiker in een veilige, robuuste, omgeving met de uitgebreide mogelijkheden van MS Access onder handbereik. - Beveiliging:
Het systeem kan door de eigenaar zo ingericht worden, dat bepaalde personen binnen de organisatie bepaalde gegevens niet of juist wel kunnen inzien. De administratie kan dus geen dossiernotities lezen. Andersom kan alleen de administratie (indien gewenst tenminste) de technische gegevens veranderen. - Gebruik in een netwerk.
Wanneer het bedrijf een intern netwerk heeft, kan het programma zonder aanpassingen via dit netwerk gebruikt worden. Zo kan op meerdere werkplekken met dezelfde gegevens gewerkt worden.
Wanneer u toegang heeft tot een SharePoint server (b.v. via Office365), dan is het programma ook via Internet te gebruiken. - Contact met de ontwerper.
Door de kleinschalige opzet is het altijd snel overleg mogelijk over problemen of andere wensen. - De mogelijkheid om het programma op maat te maken.
In overleg met de ontwerper kan het programma altijd worden aangepast aan de specifieke omstandigheden van het bedrijf. Voorbeelden hiervan zijn het aanpassen van de lay-out aan de huidige formulieren, en het toevoegen van extra typen rapportages. - In de standaard versie is het pakket na registratie gratis beschikbaar.
De database is opgezet als een zgn. relationele database. Gegevens kunnen worden ingevoerd per cliënt of per behandeling, maar vaak terugkerende kenmerken worden apart bijgehouden. Via verschillende schermen worden de definities van de meeste weinig veranderlijke kenmerken vastgelegd. Voorbeelden zijn behandelvormen, cliëntstatus, functies, medewerkergegevens, plaatsen, etc.
De database bestaat uit twee delen: het programma en de data. Het programma is de zgn. "front-end" (het bestand Maatschapadministratiesysteem.accde) en de data wordt ook wel de “back-end” genoemd (het bestand MAS_data_...). Ingeval van een nieuwe versie wordt in de meeste gevallen alleen het programma opnieuw geïnstalleerd, en blijven de data (de ingevoerde gegevens) bewaard. Het kan voorkomen dat de gevraagde wijziging zo ingrijpend is dat er ook veranderingen in het bestand met de data nodig zijn. In dat geval wordt het data bestand per e-mail uitgewisseld, en is het systeem na een paar dagen weer operationeel.
Programma
MAS werkt onder Windows-XP, Windows-Vista en Windows-7. Het programma heeft minder dan 20 MB vrije schijfruimte nodig. De gebruiker moet zelf een recente versie van de gratis MS-Access Runtime toepassing installeren (er is dan geen MS Access nodig op de PC, zie Downloads). Wanneer op de PC een recente versie (inclusief service-packs en updates) van Access-2010 is geïnstalleerd, is de Runtime toepassing uiteraard niet nodig.
MAS is beschikbaar in twee vormen:
- Een standaard versie kan gratis van de website worden
gedownload.
Dit is het complete programma met alle standaard functies, maar er moet wel met het formulier op de website een gratis licentiecode aangevraagd worden. De licentiecode wordt per e-mail verstuurd. - Een aangepaste versie kan gemaakt worden in overleg.
Een dergelijke versie zal specifieke wensen van de gebruiker bevatten. In principe is “alles” mogelijk. In praktijk is er dan meestal al contact geweest op basis van de ervaringen met de standaard versie.
Veel gestelde vragen
Kilk hier: FAQ
Voor nadere informatie over MAS kan contact worden opgenomen met ons via e-mail.
Prijzen (excl. BTW):
| Beschrijving | Prijs |
| Maatschapadministratiesysteem, standaard versie. | gratis |
Formulier voor het aanvragen van licentiecodes.